Är du chef och ska ansvara för en rekryteringsprocess?

Publicerat Jun 12, 2020 3:13:24 PM

Vad är det som gör att vissa anställningsintervjuer känns som ett professionellt samtal fyllt med energi och bra flyt, medens andra känns rakt motsatt?
Det är många variabler som påverkar helheten och känslan under en intervju.
För att hantera situationen är det bra att tänka på att vara väl förberedd. Om det är en ny situation för dig så se till att fråga om råd från mer erfarna kollegor och gå in med inställningen att du vill utvecklas.

Kommande tips och erfarenheter riktar sig till dig som inte dagligen arbetar med rekrytering, utan till dig som vid enstaka tillfällen förväntas intervjua en eller flera kandidater för en eventuell anställning i din egen grupp, avdelning, eller team.  

För att få en rättvisande bild av vad de olika delarna av intervjuprocessen kräver för förmågor av dig har vi valt att dela in dem i tre delar: Dina förberedelser inför intervjun, under och efter avslutad intervju.

Förberedelserna inför intervjun:

Att veta vilken profil du faktiskt söker är din viktigaste uppgift innan du drar igång rekryteringsprocessen, se gärna över kravprofilen tillsammans med kollegor eller andra som vet vad uppdraget innebär ytterligare en gång innan intervjun.

Inför en intervju behöver du ta ett stort ansvar för att ge kandidaten en tydlig bild av vad som väntar. Att kasta in överraskningar, likt oannonserade tester, byte av plats, tid eller digital kanal är inte att ge kandidaten och intervjutillfället en bra start. 

När du gjort ditt första urval och kallat till intervju, tänk på att:

  • Du avsätter tid mellan intervjuerna så inte kandidaterna möter varandra i dörren eller sitter och väntar tillsammans om en intervju tar längre tid än planerat.
  • Läs på information om kandidaten i förhand. Ta noteringar när du läser något som du vill prata vidare om på intervjun. Det är annars lätt att missar det.
  • Säkerställer att reception eller kollegor som eventuellt öppnar dörren vet att du planerat för intervjuer en viss dag och tid.
  • Beroende på förutsättningar borde du och företaget förbereda möjlighet till att hänga av sig ytterkläder, få något att dricka och visa var det finns möjlighet att låna toaletten.
  • Hjälp dig själv genom att hjälpa kandidaten att slappna av och känna sig välkommen till ett bra möte och starten på det som kan bli ett långt professionellt förhållande.

 

 När intervjun är igång är det viktigt att tänka på:

  • Att du följer en struktur. Sätt upp ett antal frågor som är viktiga för dig, ditt team och andra som kommer arbeta i direkt kontakt med er framtida kollega. Genom att följa din struktur upplevs du som trygg, intresserad och förberedd. Oavsett hur intervjun utvecklas kan du alltid återgå till frågorna och kandidatens svar.
  • Fokusera på att ställa frågor som du inte kan läsa dig till i CV:et.
  • Ställ frågor och lyssna på svaren. Tolka inte, eller försök dra egna slutsatser av ett svar. Välj istället att ställa kompletterande frågor om kandidatens svar inte är tydligt nog eller inte stämmer helt överens med vad du förväntat dig inför intervjun.

Lägg dina fördomar åt sidan och var medveten om den så kallade ”haloeffekten”. Det är den psykologiska termen som förklarar varför vi ofta tillskriver vassa kandidater fler bra egenskaper utan att vi egentligen har belägg för det. Genom att aktivt tänka på ovanstående i intervjusituationen kan du bli bättre på att identifiera de riktigt bra kandidaterna, istället för att gå vidare med de kandidater som du själv gör till superkandidater genom egna antaganden.

Ansträng dig för att hitta ett flyt i samtalet under intervjutillfället och kom ihåg att det kan ta lång tid innan både du och kandidaten känner er bekväma i situationen och hittar samspelet.

Gör dig själv tjänsten att undvika att fastna i de vanligaste intervjufrågorna som i sin tur är väldigt förutsägbara. Risken är att kandidaten då har ett både bra och genomtänkt svar som inte riktigt ger en rättvisande bild av hens verkliga styrka, svaghet, kompetens eller förmåga. 

När ni avslutat intervjun och skilts åt är det klokt att:

  • Gå igenom dina noteringar och summera en helhetsbild. Använd gärna en skala, ex 0 till 100 % för de återkommande frågorna och områdena du väljer att fokusera på i samtliga intervjuer.
  • Vänta inte med summeringen. Det är svårt att återkalla minnet och känslan som olika kandidater förmedlar när du intervjuar flera kandidater under en kortare period.
  • Var det något under intervjuerna som kändes underligt?

Var uppmärksam på:

  • När svaren känns inövade och opersonliga, kandidaten skyller eventuella brister eller tidigare professionella situationer på individer i sin omgivning eller ställer orimliga krav på framtida utveckling i förhållande till den aktuella tjänsten.

När du anser att du har en rangordnat klart kandidaterna, kan det ändå vara smart att fortsätta hämta in information.
Säkerställ att de uppgifter kandidaterna lämnade i form av exempelvis referenser eller certifikat är pålitliga. Om någon kollega eller andra på företaget träffade kandidaten i samband med intervjutillfället så kan det vara klokt att fånga upp deras spontan känsla av kandidaten.

Om ni redan vid första intervjutillfället berörde startdatum, anställningsvillkor, lön och övriga förmåner, säkerställ med din närmaste chef eller eventuell kollega inom HR att allt är i linje med de riktlinjer ert företag vill upprätthålla som arbetsgivare.

Förutsatt att allt lutar starkt åt en eller kanske två slutkandidater, vänta inte med att erbjuda nästa steg i processen. Att tappa en eller två bra kandidater som troligtvis är med i andra parallella rekryteringsprocesser för att du funderar eller blir upptagen med annat är en stor risk. Är du dessutom redan nu säker på vem du vill erbjuda anställning, gör det!

Bestämmer du dig för att göra en andra intervju med slutkandidater så borde du även där agera snabbt. Boka in den intervjun så snabbt som möjligt och planera din kalender så du kan var flexibel och tillmötesgående kring dagar och tider. Du vill inte tappa en kandidat baserat på svårigheten att hitta en lucka i era gemensamma kalendrar. Kom ihåg att din favoritkandidat kanske måste dra en vit lögn eller två för att kunna komma ifrån sina nuvarande arbetsuppgifter så var flexibel.


Om det uppstår svårigheter att synka era kalendrar kan ett digitalt möte via länk eventuellt vara en lösning.

I ett andra möte vill du främst följa upp de frågor som ni kanske inte hann bottna i, eller som du efter några samtal med interna kollegor eller ditt team vill ha tydligare svar kring.  

När du hanterat kommunikationen med dina slutkandidater och bokat in dem på ytterligare en intervju är det mycket viktigt att återkoppla till övriga som varit på intervju. Beroende på vad du lovat tidigare i processen kan det vara genom ett kort telefonsamtal eller med ett personligt mail.

Du vet aldrig om eller när i framtiden ditt företag kommer att behöva deras kompetens. Du vet inte i vilket sammanhang kandidaterna kan dyka upp. En kandidat som får ”nej tack” av dig kan bli en viktig intressent eller rentav din viktigaste kund i ett senare skede

 

Tips på intervjufrågor (utan inbördes rangordning):

Hur tror du din nuvarande/förra chef skulle beskriva dig?

Vad tror du krävs för att göra ett bra jobb i denna roll?

Vad behöver du för att behålla motivationen i arbetet?

Vad tycker du det kan innebära att vara flexibel på sin arbetsplats?

Vilka egenskaper hos dig själv jobbar du på att förbättra?

Vad innebär framgång för dig? På jobbet och privat?

Vilka unika erfarenheter kan du bidra?

Om du skulle rekrytera till den här tjänsten, vad skulle du då passa på att fråga?

Tags: rekrytering, Ledarskap

×